Finalité de la fonction
Assurer un travail administratif lié aux prestations des services de 1ère ligne : aide familiale, aide-ménagère, garde répit, garde malade,…
Assurer un accueil et une permanence téléphonique.
Le travail administratif est un travail partagé de proximité avec les assistantes sociales. Il fait partie intégrante du service social. L’administrative est intégrée dans le travail social et a un rôle polyvalent afin de contribuer au bon fonctionnement du service.
Description des activités
Tâches administratives :
- Recevoir, identifier et traiter les appels du département.
- Encoder les fiches d’appel des services.
- Vérifier les E54 niveau informatique.
- Assurer l’encodage des réunions, des formations et des congés du personnel de terrain.
- Archiver et photocopier les différents documents.
- Communiquer les modifications horaires au personnel de terrain (travail partagé avec les assistantes sociales).
- Tenir à jour le cahier de dérogation horaire sous la supervision de la responsable de département.
- Assurer la distribution de tout document destiné au personnel de terrain.
- Mise sous enveloppe de tout type de courrier.
- Aide à la préparation des horaires du personnel de terrain (99PR, familles non servies,… - Travail partagé).
- Participer au suivi des dossiers contentieux (vérifier les paiements et envoi du courrier type - Travail partagé).
- Rédiger et classer les procès-verbaux des réunions.
- Rédiger et classer tout type de courrier.
Spécifications
Formation - Expérience
- Etudes secondaires (CESS ou équivalent)
Connaissances et aptitudes professionnelles requises
- Connaissances légales
- Connaissances de l’outil informatique lié au département.
Compétences / caractéristiques personnelles
- Etre capable de prendre des initiatives.
- Etre capable de travailler dans le stress.
- Etre organisé et efficace.
- Avoir le sens des responsabilités.
- Démonter une capacité d’ouverture et de collaboration.
- Etre capable de planifier et organiser.
- Démontrer une capacité administrative dans la gestion quotidienne du service.
- Savoir diffuser et transmettre les informations.
- Etre disponible et flexible.
- Etre apte à travailler en équipe.
- Etre capable de s’adapter aux changements.
- Faire preuve d’une bonne communication orale et écrite.
- Posséder une aptitude à l’écoute.
- Etre discret.
- Respecter le secret professionnel par rapport aux bénéficiaires, aux collègues et à l’institution.
- Adhérer aux principes et valeurs institutionnels.
Exigences complémentaires
- Flexibilité horaire dans un régime de travail en vigueur.
- Certificat de bonnes vie et mœurs.
Type d'emploi : Temps partiel
Nombre d'heures : 19 par semaine
Programmation :
- Travail de jour
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 07/07/2023
